Примерное положение об архиве
государственного учреждения, организации, предприятия
(утв.
приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176)
1.1. Документы государственного
учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются
собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных
архивах Российской Федерации.
До передачи на
государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных
Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях,
организациях, на предприятиях.*
1.2. Учреждения
обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного
фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с
правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают
своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные
с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся
силами и за счет учреждений.
За утрату и порчу
документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждениях для
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных
делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета,
использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.
Учреждения
обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив учреждения
создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом,
либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе
архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации,
законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих
организаций, руководства учреждения, правилами и другими
нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при
Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего
учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.
1.6. Положение об
архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и
утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим
учреждением Государственной архивной службы.
1.7. Архив учреждения
работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед
ним в своей работе.
1.8. Контроль за
деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.
1.9.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения
осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные
делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в
деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет)
срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному
составу;**
2.2. документы
постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **
2.3. документы
постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений,
непосредственно подчиненных данной организации; **
2.4. личные фонды
ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
2.5. служебные и
ведомственные издания;
2.6. научно-справочный
аппарат к документам архива.
3.1. Основными
задачами архива являются:
3.1.1. комплектование
документами, состав которых предусмотрен разделом
2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет,
обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование
документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная
передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с
соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
3.1.4. осуществления
контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;
3.2. В соответствии с
возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не
позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и
хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии
с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;
3.2.2. разрабатывает и
согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей
на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС
РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
3.2.3. составлять и
представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством,
годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на
рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии
соответствующего учреждения ГАС РФ;
3.2.4. осуществляет
учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
3.2.5. создает,
пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве
делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным
аппаратом соответствующего государственного архива;
3.2.6. Организует
использование документов: информирует руководство и работников учреждения о
составе и содержании документов архива;
выдает в установленном
порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного
использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы
организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим
вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки;
ведет учет
использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.7.проводит
экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе
экспертной комиссии учреждения;
3.2.8. оказывает
методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел
учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;
3.2.9. участвует в
проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы
делопроизводства учреждения;
3.2.10. ежегодно
представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и
объеме документов по установленной форме;
3.2.11. подготавливает
и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий
государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
Для выполнения
возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение
установленных правил работы с документами в структурных подразделениях
учреждения.
4.2. запрашивать от
структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с
учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.1. Заведующий
архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и
функций.
_____________________________
* Далее: "учреждениях"
** Документы по личному составу могут поступать в соответствующий
архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти
