Распоряжение Федерального дорожного агентства от
3 июня 2010 г. № 377-р
"Об утверждении Правил обработки и хранения
документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения
сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях"
Во исполнение Приказа Министерства
транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 80 "О Едином
государственном реестре автомобильных дорог":
1. Утвердить прилагаемые
"Правила
обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и
дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных
дорог на электронных носителях".
2. Контроль за исполнением
настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного
агентства Н.В. Быстрова.
Руководитель A.M. Чабунин
Правила обработки
и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования
и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных
носителях
Содержание
1. Документы поступившие
в Федеральное дорожное агентство для внесения в Единый государственный реестр автомобильных
дорог (далее реестр) в бумажном виде с подписями и печатями, а также поступившие
в Федеральное дорожное агентство запросы на предоставление информации из реестра
направляются в ФГУ Росдоринформсвязь;
2. ФГУ "Росдоринформсвязь":
- оформляет документы по
каждой автомобильной дороге в дела, присваивает делам реестровый номер и помещает
на хранение в соответствии с требованиями пунктов 27, 28, 29 Приказа Министерства
транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 80 "О едином
государственном реестре автомобильных дорог";
- ведет журнал учета;
- ведет журнал учета выписок;
- формирует и изменяет
сведения реестра на электронных носителях;
- при наличии запрашиваемой
информации в реестре:
- подготавливает выписку
из реестра и представляет ее в Отдел информационного обеспечения и организации учета
автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;
- при отсутствии запрашиваемой
информации в реестре:
- направляется уведомление
об отсутствии информации в реестре в Отдел информационного обеспечения и организации
учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;
В журнал учета заносится
следующая информация:
- дата поступления документов;
- наименование представившей
организации;
- наименование автомобильной
дороги;
- реестровый номер;
- дата формирования дела;
- дата передачи дела в
архив;
- основание передачи дела
в архив;
В журнал учета выписок
заносится следующая информация:
- дата поступления запроса;
- реквизиты организации
(данные гражданина) направивших запрос;
- наименование автомобильной
дороги по запросу;
- наличие данных в реестре;
- дата и номер предоставленной
выписки;
1. Присвоение делам реестровых
номеров и систематизация хранения дел в реестре:
- реестровый номер присваивается
в порядке внесения в реестр;
- реестровый номер содержит
год внесения в реестр и через дефис порядковый номер внесения в реестр в текущем
году (например 2010-1);
- в целях упорядочения
и систематизации хранения дела помещаются в разделы:
- раздел федеральные автомобильные
дороги;
- разделы по субъектам
РФ включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
- дело помещается в соответствующий
раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код
субъекта Российской Федерации, код муниципального образования), или согласно данным
о местоположении (для частных автомобильных дорог).
2. При поступлении сведений
о внесении изменений и дополнений в реестр по уже зарегистрированным автомобильным
дорогам (изменение характеристик дороги, списание дороги и др. предусмотренные законодательством)
процедура прохождения документов аналогична вышеописанной, при этом:
- при изменении характеристик
автомобильной дороги:
- новый реестровый номер
не присваивается;
- новая информационная
карта и документы помещаются в уже существующее дело;
- вносятся изменения в
электронную базу реестра;
- при списании автомобильной
дороги, разделении на несколько или объединении с другой автомобильной дорогой:
- по вновь образованным
автомобильным дорогам формируются новые дела и присваиваются новые реестровые номера;
- дела по списанным, объединенным
или разделенным автомобильным дорогам помещаются в архив;
- вносятся соответствующие
изменения в электронную базу реестра;
1. Правила формирования
и изменения сведений реестра на электронных носителях определяются в составе документации
автоматизированной системы ведения реестра;
2. До разработки и утверждения
технических средств и информационных технологий автоматизированной системы ведения
реестра сведения реестра на электронных носителях формируются из электронных папок,
соответствующих делам реестра и содержащих файлы электронных версий представленных
документов;
3. Электронные папки, соответствующие
делам реестра обрабатываются в следующем порядке:
- электронные версии поступивших
документов сверяются на соответствие бумажным носителям;
- при наличии электронной
версии документов и соответствии их бумажным носителям, они вносится в электронную
базу реестра;
- при поступлении новых
документов взамен существующих, электронная версия старых документов переносится
в архивный раздел электронной базы реестра и заменяется электронной версией новых
документов;
- электронная база реестра
имеет структуру идентичную структуре хранения дел реестра на бумажных носителях:
- раздел федеральные автомобильные
дороги;
- разделы по субъектам
РФ включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
- электронные версии документов
помещаются в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного
номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального
образования), или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).
