Изменение № 2 ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение

Утверждено и введено в действие Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 25.11.87 № 4249

Дата введения 01.05.88

Вводную часть дополнить абзацем: «Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ».

Пункт 1.2 изложить в новой редакции: «1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют:

документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т.д. - на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии (в соответствии с ГОСТ 2.102-68);

документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее - на перфоносителях) - на подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по ГОСТ 2.003-83), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84;

документы, выполненные на магнитных носителях данных - на подлинники, дубликаты, копии (по ГОСТ 6.10.4-84), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84».

Пункт 1.4. Второй абзац изложить в новой редакции: «Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом».

Раздел 1 дополнить пунктом - 1.5: «1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приемовыдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.

Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации)».

Пункт 2.11 изложить в новой редакции: «2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа».

Раздел 2 дополнить пунктами - 2.12 - 2.15: «2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с ГОСТ 2.031-83 и стандартами ЕСПД.

2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).

2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приема-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).

2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД)».

Пункт 3.3. Первый абзац дополнить словами: «в соответствии с ГОСТ 7.50-84».

Раздел 3 дополнить пунктами - 3.7 - 3.14:

«3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104-77.

3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933-75. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283-74 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например, сополимеров полистирола по ГОСТ 13077-77, а также в пакеты неразъемного типа (т.е. в первичной упаковке).

3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.

3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.

Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах документы должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.

3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями «подлинник» или «дубликат» соответственно.

3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствие с п. 2.14).

Подлинники машиночитаемых документов следует выдавать только для изготовления дубликатов.

3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного в постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.

3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).

Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне».

Приложение справочное дополнить номером - 1.

Стандарт дополнить приложениями (рекомендуемыми) - 2 - 4:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА

Формат A5

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

(Наименование
организации)

ЖУРНАЛ ПРИЕМА-ВЫДАЧИ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рекомендуемое

(ИУС № 2 1988 г.)