МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
|
Унифицированные системы документации
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ
ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА
Unified systems of
documentation.
Requirements for lay-out of standard form
|
ГОСТ
6.10.5-87
|
Дата
введения 01.01.88
Настоящий стандарт устанавливает основные требования к
построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм
документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков
документов.
Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех
уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления.
Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному
строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую
документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и
организационно-распорядительную документацию.
1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления
народным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах.
1.2. Унифицированные формы документов на бумажном
носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом
требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Формирование документов на магнитном носителе - по ГОСТ
6.10.3.
1.3. Формуляр-образец строится для множества документов,
объединенных их функциональным назначением и уровнем использования:
общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.
1.4. Функциональное назначение унифицированных форм
документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора
управленческой документации (ОКУД)*.
___________________
* На территории Российской Федерации действует ОК
011-93.
1.5. Формуляр-образец для межотраслевых (межведомственных)
форм документов общесоюзного назначения утверждается министерством (ведомством)
- разработчиком унифицированной системы документации (УСД) соответствующего
функционального назначения.
Для отраслевых (ведомственных), республиканских форм
документов формуляр-образец утверждается министерством (ведомством) по
согласованию с министерством (ведомством) - разработчиком УСД соответствующего
функционального назначения.
Необходимость разработки формуляра-образца определяется
министерством (ведомством) СССР и союзной республики.
1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты,
входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих
реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения
реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в
документах исходного множества.
1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа,
содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их
последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного
расположения реквизитов.
Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или
записано на машинном носителе.
2.1. Формуляр-образец устанавливает:
1) форматы бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов.
2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и
суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть
рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.
2.2.1. Для унифицированных форм документов
применяют бумагу форматов A3 (297 ´
420 мм), А4 (210 ´
297 мм), А5 (148 ´
210 мм), А6 (105 ´
148 мм) по ГОСТ 9327.
В виде исключения для отдельных форм документов,
устанавливаемых министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных
систем документации, допускается применение других форматов бумаги.
2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта
расположения: вертикальное и горизонтальное.
При горизонтальном расположении длинной стороны формата к
его обозначению добавляется буква L, например, A4L.
2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец
устанавливает следующие размеры полей, не менее:
1) для лицевой стороны листа:
поле подшивки (левое или верхнее) - 20 мм
левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за
левое), нижнее и правое -10 мм;
2) для оборотной стороны листа:
поле подшивки (правое или верхнее) - 20 мм
правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за
правое), нижнее и левое - 10 мм.
2.4. Конструкционная
сетка формуляра-образца
2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется
пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного
формата, ограниченной полями.
2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной
сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно
быть:
1) между соседними вертикальными линиями - 2,6 мм (шаг
письма);
2) между соседними горизонтальными линиями - 4,25 мм (межстрочный
интервал). Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54
мм и межстрочным
интервалом 4,24 мм.
2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в
соответствии с черт. 1. Конструктивным элементом проектируемых форм
документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними
вертикальными и горизонтальными линиями.
Конструктивным элементом может быть также базисный
прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.
2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника
определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями
конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между
номерами ставится точка.
2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий
конструкционной сетки приведено в табл. 1.
2.5. Требования к
расположению зон
2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную
структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца.
Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых
горизонтальных линий конструкционной сетки в соответствии с табл. 2.
Черт. 1
Таблица 1
|
Формат бумаги
|
Размеры
формата, мм
|
Количество
линий конструкционной сетки, не более
|
|
вертикальных
|
горизонтальных
|
|
A3
|
297 ´ 420
|
103
|
94
|
|
A3L
|
420 ´ 297
|
150
|
65
|
|
А4
|
210 ´ 297
|
69
|
65
|
|
A4L
|
297 ´ 210
|
103
|
45
|
|
А5
|
148 ´ 210
|
45
|
45
|
|
A5L
|
210 ´ 148
|
69
|
30
|
|
А6
|
148 ´ 105
|
46
|
20
|
Таблица 2
|
Формат бумаги
|
Диапазон
используемых горизонтальных линий конструкционной сетки
в основных частях формуляра-образца
|
|
заголовочной
|
содержательной
|
оформляющей
|
|
A3
|
0-16
|
16-85
|
85-94
|
|
A3L
|
0-12
|
12-58
|
58-65
|
|
А4
|
0-16
|
16-58
|
58-65
|
|
A4L
|
0-12
|
12-38
|
38-45
|
|
А5
|
0-12
|
12-38
|
38-45
|
|
A5L
|
0-8
|
8-25
|
25-30
|
|
А6
|
0-6
|
6-17
|
17-20
|
Примечание. В
целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять
диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной
и содержательной частях формуляра-образца.
2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения
определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой
и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
2.5.3. В пределах заголовочной части формуляра-образца
устанавливаются две зоны:
1) зона 1 - для размещения реквизитов заголовочной части
документа;
2) зона 2 - для размещения кодовых обозначений реквизитов
заголовочной части документа. Заголовочная часть документа включает реквизиты,
наносимые на бланк документа при его составлении.
2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части
документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде
столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к
которому он относится в соответствии с черт. 2.
Черт. 2
Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов
заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов
повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт. 3.
Черт. 3
2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении
кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и
2 в соответствии с табл. 3.
Таблица 3
|
Формат бумаги
|
Границы
расположения зон
|
|
1
|
2
|
|
A3
|
1.0 - 16.92
|
1.93 - 16.102
|
|
A3L
|
1.0 - 12.139
|
1.140 - 12.149
|
|
А4
|
1.0 - 16.58
|
1.59 - 16.68
|
|
A4L
|
1.0 - 12.92
|
1.93 - 12.102
|
|
А5
|
1.0 - 12.34
|
1.35 - 12.44
|
|
A5L
|
1.0 - 8.58
|
1.59 - 8.68
|
|
А6
|
1.0 - 6.11
|
1.12 - 6.19
|
2.5.6. Реквизиты заголовочной части
документа при размещении кодовых обозначений по строке рекомендуется
формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл. 4.
Таблица 4
|
Формат бумаги
|
Границы
расположения зон
|
|
1
|
2
|
|
A3
|
1.0 - 16.102
|
1.63 - 3.102
|
|
A3L
|
1.0 - 12.149
|
1.110 - 3.149
|
|
А4
|
1.0 - 16.68
|
1.29 - 3.68
|
|
A4L
|
1.0 - 12.102
|
1.63 - 3.102
|
|
А5
|
1.0 - 12.44
|
1.23 - 3.44
|
|
A5L
|
1.0 - 8.68
|
1.47 - 3.68
|
Примечание. Для
формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.
2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца
следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей
обработке средствами организационной или вычислительной техники.
Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не
прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять
жирной линией.
2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца
устанавливается одна зона.
2.6. Требования к
расположению реквизитов
2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать
следующие реквизиты:
1) наименование формы;
2) код формы;
3) наименование организации - составителя документа;
4) код организации - составителя документа;
5) дата документа;
6) постоянные реквизиты документа;
7) подпись.
2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца
определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных
министерствами (ведомствами)-разработчиками унифицированных систем документации.
В число дополнительных реквизитов формуляра-образца
рекомендуется включать:
1) адрес организации - составителя документа;
2) наименование получателя(лей) документа;
3) периодичность представления документа и/или срок его
представления;
4) гриф утверждения формы документа.
2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца
определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца,
наносимых при проектировании форм документов.
Поля данных характеризуются координатами верхней левой и
нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами
базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.
Пример. Координаты
ячеек 1.0 - 5.57 определяют поле данных реквизита «Наименование формы»,
координаты ячеек 1.58 - 3.68 - поле данных реквизита «Код формы» по ОКУД, в
соответствии с черт. 2.
2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для
размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального
количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.
2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты,
идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов
«Наименование формы» и «Наименование организации - составителя документа», и
определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части
документа.
2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты «Код формы» и «Код
организации - составителя документа», определяют поля данных для размещения
кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают
обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы
документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные
наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют
их аббревиатуру.
2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают
реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или)
устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов
содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.
Реквизиты содержательной части документа следует размещать
на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей
части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на
последней странице документа.
2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают
реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой
совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и
«Подпись». Эти реквизиты и требования к их расположению определяют
министерства, ведомства - разработчики УСД.
3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при
необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не
допускается дублировать показатели в различных формах документов.
3.2. Реквизиты форм документа размещают на основе
формуляра-образца, построенного в соответствии с разд. 2 с учетом рационального
использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых
изготовляются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
3.3. Содержательную часть формы документа
следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5*. Допускается оформлять содержательную часть
документа в виде текста.
__________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ
Р 1.5-92.
3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов
должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах
технико-экономической информации (ОК ТЭИ).
3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается
простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых
классификаторов или принятую для них идентификацию.
В унифицированных формах документов общесоюзного назначения
должны применяться коды ОК ТЭИ. В наименованиях граф, в которых
предусматривается простановка кодов ОК ТЭИ, рекомендуется указывать кодовое
обозначение по Общесоюзному классификатору общесоюзных классификаторов
(ОКОК)**.
___________________
* На территории Российской Федерации действует ОК
026-95.
3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило,
предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты,
подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены
для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в
строке.
3.7. При использовании метода контрольного суммирования
рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты
информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и/или ее
графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке
данных.
3.8. Требования к текстам документов и порядок их изложения
- по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
3.9. Сокращения слов в формах документов должны
соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям,
принятым в ОК ТЭИ.
4.1. Бланки форм документов должны быть изготовлены
типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной
техники.
4.2. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с
утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским
способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие
регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы.
4.3. Для бланков документов применяют
бумагу по ГОСТ 6861. Бланки должны печататься краской одного цвета,
как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только
на белой бумаге.
4.4. При изготовлении бланков документов полиграфическим
способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований
соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию
организации-разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк
документа.
4.5. Требования к шрифтам, линиям,
текстовым частям документов, изготовляемым с АЦПУ - по ГОСТ 2.004.
4.6. Отклонения размеров бланков, граф формы и др. не должны
превышать ±1 мм от размеров, установленных формой документа.
4.7. На нижнем поле бланка следует
печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ
7.4.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным
научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов
Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта)
РАЗРАБОТЧИКИ
О.А. Чертищев; Н.Н. Федоров, канд. техн.
наук; В.А. Архипов (руководитель темы); С.А. Алексеева (руководитель темы);
Л.М. Азаренкова; В.М. Устинов, д-р ист. наук, проф.; В.И. Кокорев, канд. техн.
наук; Н.М. Богинская, канд. техн. наук; А.И. Чугунов, д-р ист. наук, проф.;
А.В. Пшенко, канд. ист. наук; А.Н. Сокова, канд. ист. наук
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 30.03.87 № 1056
3. ВЗАМЕН ГОСТ 6.11.2-75, ГОСТ
6.12.2-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.19.2-75, ГОСТ 6.14.2-75, ГОСТ 6.16.2-75, ГОСТ 6.20.2-75,
ГОСТ 6.21.2.-78, ГОСТ 6.24.2.-84, ГОСТ 6.25.2-85, ГОСТ 6.2-73, ГОСТ 6.22.2-78,
ГОСТ 6.23.2.-84
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ
ДОКУМЕНТЫ
5. ПЕРЕИЗДАНИЕ
СОДЕРЖАНИЕ
